ERP Readiness: Was sie bedeutet und wie ihr sie vor der Systemauswahl prüft

Dieser Artikel ist für Gründer, Geschäftsführung und Operations-Verantwortliche in E-Commerce-Unternehmen, die über ein ERP nachdenken oder einen Wechsel erwägen. Er ist der Einstieg in den Ratgeber und verweist an den passenden Stellen auf die Vertiefungen.

Was ist ERP Readiness?

ERP Readiness ist die Fähigkeit eines Unternehmens, ein ERP-System einzuführen und danach im Alltag zu nutzen, ohne dass das Projekt an den eigenen Voraussetzungen scheitert. Die Frage lautet also nicht, ob ein bestimmtes System passt, sondern ob das eigene Haus bereit ist.

Ein ERP (Enterprise Resource Planning) ist eine Software, die Einkauf, Bestand, Aufträge, Versand, Retouren und Finanzdaten auf einer gemeinsamen Datenbasis zusammenführt. Damit das funktioniert, müssen die Abläufe, die das System abbilden soll, bekannt und einheitlich sein, und die Daten, die es übernimmt, müssen stimmen.

Readiness ist ein Zustand, kein Projektschritt. Sie lässt sich messen, wenn man die richtigen Fragen stellt, und sie lässt sich gezielt verbessern. Was ein ERP von einer reinen Warenwirtschaft unterscheidet und ab wann sich die Frage überhaupt stellt, beschreibt der Artikel Wann braucht ein Onlineshop ein ERP?

Warum kommt Readiness vor der Systemauswahl?

Readiness kommt zuerst, weil ein ERP vorhandene Abläufe und Daten übernimmt, die guten wie die schlechten. Wer Systeme vergleicht, bevor die eigenen Prozesse klar sind, vergleicht Funktionslisten statt Passung. Offene Fragen tauchen dann erst im Projekt auf, als Anpassungen, Nacharbeit und wachsender Umfang.

Die verfügbaren Studien passen zu dieser Mechanik. In einer Befragung von 342 Teilnehmenden überschritten 74 % ihr ursprüngliches Budget und 59 % ihren Zeitplan. Als häufigste Gründe für Budgetüberschreitungen nannten sie unvorhergesehene technische oder organisatorische Probleme (23 %), zusätzliche Technologieanforderungen (22 %) und einen erweiterten Projektumfang (20 %) (Panorama Consulting, 2017 Report on ERP Systems & Enterprise Software (öffnet in neuem Tab)). Die Studie stammt aus 2017 und ist nicht auf den Onlinehandel zugeschnitten.

Für den deutschsprachigen Raum nennt die Studie „ERP in der Praxis“ 2024/2025 mit 1.717 ausgewerteten Bewertungen fehlende oder unzureichende Anpassungsdokumentation, mangelnde Budgettreue und hohen Personalaufwand als wichtigste Projektprobleme (Trovarit, ERP in der Praxis 2024/2025 (öffnet in neuem Tab)). Vieles davon ist vor der Auswahl erkennbar. Mehr zu den Ursachen steht im Artikel Warum ERP-Projekte im Onlinehandel scheitern.

Welche sechs Dimensionen gehören zur ERP Readiness?

ERP Readiness lässt sich in sechs Dimensionen prüfen: Prozessreife, Datenqualität, Systemlandschaft und Schnittstellen, Team und Verantwortung, Wirtschaftlichkeit und Timing. Jede einzelne kann ein Projekt ausbremsen, weil ein ERP alle Bereiche miteinander verbindet. Für jede Dimension folgen Prüffragen und Warnsignale.

Prozessreife

Prozessreife beschreibt, wie klar und einheitlich eure Kernabläufe sind, vom Einkauf über die Auftragsabwicklung bis zur Retoure.

• Prüffrage: Könnt ihr den Weg einer Bestellung vom Eingang bis zur Buchung Schritt für Schritt aufschreiben?
• Prüffrage: Läuft derselbe Vorgang bei allen Beteiligten gleich ab?
• Warnsignal: Ausnahmen werden auf Zuruf geregelt und stehen nirgends.
• Warnsignal: Niemand kann sagen, welcher Ablauf im neuen System anders laufen soll als heute.

Datenqualität

Datenqualität beschreibt, ob Artikel-, Bestands-, Kunden- und Lieferantendaten vollständig, eindeutig und an einer führenden Stelle gepflegt sind. Jede Migration nimmt vorhandene Fehler mit. In der genannten Panorama-Befragung von 2017 nannten 16 % Datenprobleme als Grund für Zeitüberschreitungen. Wie ihr den Artikelstamm vorbereitet, steht in Artikelstammdaten vor der ERP-Migration bereinigen.

• Prüffrage: Hat jeder Artikel und jede Variante eine eindeutige Nummer, die in allen Kanälen gleich ist?
• Prüffrage: Stimmen die Bestände in Shop, auf Marktplätzen und im Lager überein?
• Warnsignal: Varianten heißen in jedem Kanal anders.
• Warnsignal: Es gibt mehrere Tabellen, die jeweils als die richtige gelten.

Systemlandschaft und Schnittstellen

Systemlandschaft und Schnittstellen beschreibt, welche Tools ihr nutzt, wie sie verbunden sind und wer diese Verbindungen versteht. Ein ERP ersetzt einige Tools und muss an die übrigen angebunden werden.

• Prüffrage: Gibt es eine aktuelle Liste aller Tools mit Zweck, Kosten und Verantwortlichen?
• Prüffrage: Wisst ihr, welche Daten zwischen welchen Systemen fließen und wie oft?
• Warnsignal: Eine Schnittstelle hat eine einzelne externe Person gebaut, eine Dokumentation fehlt.
• Warnsignal: Daten werden regelmäßig per Dateiexport von einem Tool ins nächste übertragen.

Team und Verantwortung

Team und Verantwortung beschreibt, ob es intern Menschen gibt, die das Projekt fachlich tragen, Entscheidungen treffen und Zeit dafür haben. Eine ERP-Einführung ist ein Organisationsprojekt, und das Tagesgeschäft läuft währenddessen weiter.

• Prüffrage: Wer verantwortet das Projekt intern, und mit welchem Anteil seiner Arbeitszeit?
• Prüffrage: Wer entscheidet, wenn Fachbereiche unterschiedliche Anforderungen haben?
• Warnsignal: Das Projekt soll nebenbei laufen.
• Warnsignal: Das Wissen über zentrale Abläufe liegt bei einer einzigen Person.

Wirtschaftlichkeit

Wirtschaftlichkeit beschreibt, ob der erwartete Nutzen die Gesamtkosten trägt: Lizenz, Implementierung, interne Aufwände und laufender Betrieb. Welche Posten dazugehören, erklärt Was ein ERP im E-Commerce wirklich kostet.

• Prüffrage: Wisst ihr, wie viele Stunden pro Woche heute in manuelle Pflege, Abgleich und Korrekturen fließen?
• Prüffrage: Ist die interne Projektzeit als Kostenposition eingeplant?
• Warnsignal: Das Budget umfasst nur die Lizenz.
• Warnsignal: Der Nutzen wird nur mit dem Satz begründet, dass alles einfacher wird.

Timing

Timing beschreibt, ob der Zeitpunkt passt: Saison, parallele Großprojekte, Personalwechsel und Pflichttermine. Ein solcher Pflichttermin ist die E-Rechnung im B2B-Geschäft, siehe E-Rechnung im Onlinehandel.

• Prüffrage: Liegt der geplante Start außerhalb eurer umsatzstärksten Wochen?
• Prüffrage: Laufen parallel ein Shopwechsel, ein Lagerumzug oder ein neuer Fulfillment-Dienstleister?
• Warnsignal: Der Go-live fällt in die Vorbereitung des Weihnachtsgeschäfts.
• Warnsignal: Der Termin ergibt sich aus dem Vertragsende eines Tools, nicht aus der eigenen Vorbereitung.

Welche Reifegrade der ERP Readiness gibt es?

Die ERP Readiness lässt sich in vier Reifegrade einordnen, vom Tool-Zoo bis ERP-bereit. Die Stufen beschreiben, was ein ERP im jeweiligen Zustand bewirken würde und welcher Schritt als nächster sinnvoll ist.

Ein Unternehmen steht selten in allen Dimensionen auf derselben Stufe. Weil ein ERP die Bereiche verbindet, bestimmt die schwächste Dimension das Tempo des Projekts. Deshalb lohnt es sich, nicht nur den Gesamtwert, sondern jede Dimension einzeln anzusehen.

Was heißt „noch nicht“ konkret?

„Noch nicht“ heißt: Ein ERP kann für euch sinnvoll sein, aber derzeit fehlen Voraussetzungen, und diese Lücken lassen sich benennen und schließen. Es ist kein Nein, sondern ein Arbeitsplan mit klarer Reihenfolge.

1. Die drei bis fünf wichtigsten Abläufe auf je einer Seite beschreiben, inklusive der häufigsten Ausnahmen.
2. Für jedes Datenobjekt (Artikel, Bestand, Kunde, Preis) eine führende Quelle festlegen.
3. Den Artikelstamm bereinigen: eindeutige Nummern, einheitliche Varianten, keine Dubletten.
4. Eine Tool-Inventur mit Zweck, Kosten und Schnittstellen anlegen.
5. Eine interne Projektverantwortung benennen und ihr Zeit freiräumen.
6. Ein Zeitfenster außerhalb der Hauptsaison und ohne parallele Großprojekte festlegen.

Danach wird die Readiness erneut geprüft. Ebenso legitim ist das Ergebnis „kein Wechsel“: Trägt das bestehende System die Kernprozesse, kann gezieltes Nachschärfen günstiger sein als ein neues Projekt. Wann das so ist, beschreibt ERP-Wechsel: Wann ihr besser bleibt.

Wie prüft ihr eure ERP Readiness selbst?

Ein erster Selbsttest gelingt mit zehn Fragen. Je mehr davon ihr klar mit Ja beantworten könnt, desto eher lohnt der Schritt in die Systemauswahl. Jedes Nein zeigt eine Stelle, an der Vorarbeit mehr bringt als ein Systemvergleich.

• Unsere Kernabläufe sind schriftlich beschrieben und werden so gelebt.
• Jeder Artikel und jede Variante hat eine eindeutige Nummer in allen Kanälen.
• Für Artikel, Bestand, Kunden und Preise ist jeweils eine führende Quelle festgelegt.
• Bestände in Shop, Marktplätzen und Lager weichen nur selten voneinander ab.
• Wir haben eine aktuelle Liste aller Tools mit Kosten und Schnittstellen.
• Es gibt eine intern verantwortliche Person mit eingeplanter Projektzeit.
• Wir wissen, wie viele Stunden pro Woche heute in manuelle Arbeit fließen.
• Unser Budget umfasst Lizenz, Implementierung, interne Aufwände und Betrieb.
• Das geplante Zeitfenster liegt außerhalb der Hauptsaison.
• Wir können benennen, welches Problem das ERP lösen soll und woran wir den Erfolg messen.

Strukturierter geht es mit dem kostenlosen ERP Readiness Check: 22 Stammfragen plus bis zu 8 Folgefragen, etwa 10 Minuten, ohne Anmeldung, entlang derselben sechs Dimensionen. Wer eine anbieterunabhängige Bewertung mit Interviews und Ergebnisgespräch braucht, findet sie im ERP Readiness Audit.