Warum ERP-Projekte im Onlinehandel scheitern und was davon vorher prüfbar ist

Dieser Artikel richtet sich an Inhaber und Geschäftsführung von Onlinehändlern und D2C-Brands, die vor einer ERP-Einführung stehen und die typischen Risiken prüfen wollen, bevor sie einen Vertrag unterschreiben.

Was heißt es, wenn ein ERP-Projekt scheitert?

Ein ERP-Projekt scheitert selten als kompletter Abbruch, sondern meist als Projekt, das deutlich teurer wird, länger dauert oder den erwarteten Nutzen nicht bringt. Für einen Onlinehändler gehört dazu auch ein Go-live, nach dem Bestellungen liegen bleiben, Bestände nicht stimmen oder das Team dauerhaft mit Umgehungslösungen arbeitet.

Diese Unterscheidung ist wichtig, weil ihr die Folgen unterschiedlich spürt. Eine Budgetüberschreitung belastet die Liquidität, ein verspäteter Go-live kollidiert mit der Saisonplanung, und ein System, das den Kernprozess nicht trägt, kostet jeden Tag Zeit im Lager und im Kundenservice. Gemeinsam ist allen drei Formen, dass ihre Ursachen meist vor dem Projektstart angelegt sind.

Was sagen Studien über gescheiterte ERP-Projekte?

Die Studienlage zeigt vor allem, dass Budget, Termine und Personalaufwand die wiederkehrenden Problemfelder sind; belastbare Zahlen speziell für den Onlinehandel gibt es kaum. Die aktuellste große Erhebung für den deutschsprachigen Raum ist die Trovarit-Studie ERP in der Praxis 2024/25 mit 1.717 ausgewerteten Bewertungen, erhoben von Mitte März bis Ende Juni 2024. Dort berichten nur 21 % der Unternehmen, im ERP-Betrieb keinerlei Probleme zu haben (2022: 19 %). Als größte Probleme in Einführungsprojekten nennt die Studie unzureichende Anpassungsdokumentation, fehlende Budgettreue und hohen Personalaufwand (Trovarit, ERP in der Praxis, Management Summary (öffnet in neuem Tab)). Die Software selbst wird dabei mit der Schulnote 1,80 gut bewertet (Trovarit, Pressemitteilung zur Studie (öffnet in neuem Tab)).

Aufschlussreich ist der Unterschied nach Größe: Laut Trovarit bezeichnen nur knapp 10 % der größeren Unternehmen ihren ERP-Einsatz als problemlos, bei den kleineren sind es 27 %. Die Studie führt das auf die höhere Komplexität größerer Installationen zurück. Für wachsende Onlinehändler heißt das: Mit jedem zusätzlichen Kanal, Lagerort und Land steigt die Zahl der Stellen, an denen ein Projekt hängen bleiben kann.

Häufig zitiert wird außerdem der Report 2017 von Panorama Consulting: 74 % der Befragten überschritten ihr Budget, 59 % den Zeitplan, die Einführung dauerte im Schnitt 16,9 Monate. Als Gründe für Zeitüberschreitungen nannten 19 % einen erweiterten Projektumfang und 16 % Datenprobleme (Panorama Consulting, 2017 Report on ERP Systems & Enterprise Software (öffnet in neuem Tab)). Die Einschränkung gehört dazu: 342 Teilnehmende, Erhebung März 2016 bis Februar 2017, branchenübergreifend, mehrheitlich Unternehmen mit mindestens 50 Mio. US-Dollar Jahresumsatz. Auf einen Onlinehändler mit kleinerem Team lassen sich die Prozentwerte nicht übertragen, die Muster dahinter schon.

Wie zeigt sich mangelnde Prozessreife im Onlinehandel?

Mangelnde Prozessreife zeigt sich daran, dass Abläufe nur in den Köpfen einzelner Personen existieren und jeder Kanal anders behandelt wird. Typisch sind Sonderwege für Marktplatzbestellungen, Retouren, die je nach Kanal anders gebucht werden, oder Bündel und Sets, die nur eine Person korrekt anlegen kann.

Wer ohne beschriebene Prozesse auswählt, entdeckt die Lücken in der Einführung und schließt sie mit Anpassungen. Panorama Consulting beschreibt genau diesen Mechanismus: Ein System ohne vorherige Prozessaufnahme zu wählen, führt zu teuren Anpassungen (Panorama Consulting, Why ERP Projects Go Over Budget (and How to Prevent it) (öffnet in neuem Tab)). Prüfbar ist das vorher einfach: Könnt ihr euren Weg von der Bestellung bis zur Zahlung je Kanal auf einer Seite aufschreiben, inklusive Retoure und Storno? Wenn nicht, ist das der erste Arbeitsschritt.

Warum werden Stammdaten zum Projektrisiko?

Stammdaten werden zum Risiko, weil sie im Altsystem selten so sauber sind, wie alle annehmen, und die Migration jeden Fehler sichtbar macht. Im Onlinehandel betrifft das vor allem Artikel mit Varianten wie Größe und Farbe, doppelte oder fehlende EAN, abweichende Artikelnummern zwischen Shopsystem, Marktplätzen und Lager sowie Bestände, die nur in einem System stimmen.

Im Panorama-Report 2017 nannten 16 % der Befragten Datenprobleme als Grund für ihre Zeitüberschreitung. Panorama nennt in seinem Ratgeber außerdem eine unterschätzte und zu spät begonnene Datenbereinigung als Treiber von Budgetüberschreitungen. Das vorherige Signal ist messbar: Exportiert eure Artikel und zählt Dubletten, leere Pflichtfelder und Varianten ohne eindeutige Zuordnung. Wie ihr dabei vorgeht, steht in Artikelstammdaten vor der ERP-Migration bereinigen.

Welche Rolle spielen Schnittstellen und Marktplatz-Anbindungen?

Schnittstellen sind im Onlinehandel der Teil des Projekts, an dem der laufende Betrieb hängt, weil jede Bestellung, jeder Bestand und jede Sendungsnummer über sie läuft. Ein ERP ist hier fast nie allein, sondern verbunden mit Shopsystem, mehreren Marktplätzen, Versand- und Zahlungsdienstleistern, gegebenenfalls einem Fulfillment-Dienstleister und der Buchhaltung über DATEV.

Das Risiko liegt weniger im ersten Anschluss als im Betrieb: Marktplätze ändern ihre Schnittstellen, Konnektoren von Drittanbietern haben eigene Grenzen, und Fehler fallen oft erst auf, wenn Bestände überverkauft sind. Prüfbar ist vorher, wie viele Schnittstellen ihr wirklich habt, welche davon ein Standardkonnektor abdeckt und wer im Fehlerfall zuständig ist. Gibt es darauf keine klare Antwort, ist die Einführung nicht kalkulierbar.

Warum hängt ein ERP-Projekt am internen Team?

Ein ERP-Projekt hängt am internen Team, weil nur das Team weiß, wie das Geschäft tatsächlich läuft, und weil Tests, Datenpflege und Entscheidungen nicht delegierbar sind. Hoher Personalaufwand gehört laut Trovarit zu den größten Problemen in Einführungsprojekten.

In kleinen E-Commerce-Teams fällt das Projekt oft denselben zwei oder drei Personen zu, die auch Einkauf, Marktplätze und Kundenservice tragen. Panorama nennt in seinem Ratgeber Projektteams, die nach Verfügbarkeit statt nach Eignung besetzt werden, und fehlende Rückendeckung der Geschäftsführung als Ursachen. Das vorherige Signal: Gibt es eine benannte interne Projektverantwortung mit freigeräumter Zeit, und wer trifft Entscheidungen, wenn Fachbereiche sich widersprechen?

Wie führen unrealistische Budgets zum Scheitern?

Unrealistische Budgets führen zum Scheitern, weil sie Entscheidungen erzwingen, die das Projekt später teurer machen: weniger Tests, kürzere Schulung, verschobene Datenbereinigung. Fehlende Budgettreue nennt Trovarit als eines der größten Probleme in Einführungsprojekten. Im Panorama-Report 2017 waren unvorhergesehene technische oder organisatorische Probleme (23 %), zusätzliche Technologieanforderungen (22 %) und ein erweiterter Umfang (20 %) die häufigsten Gründe für Budgetüberschreitungen.

Prüfbar ist vorher, ob euer Budget nur Lizenz und Einführungsangebot enthält oder auch Migration, Schnittstellenbetrieb, Schulung, interne Zeit und einen aus Risiken begründeten Puffer. Wie ihr diesen Korridor aufbaut, beschreibt Was ein ERP im E-Commerce wirklich kostet.

Wann ist der falsche Zeitpunkt für einen Go-live?

Der falsche Zeitpunkt für einen Go-live ist jede Phase, in der euer Geschäft keine Störung verträgt, im Onlinehandel also vor allem die Wochen vor und während der Hochsaison. Ein Go-live braucht Zeit danach: Fehler finden, Abläufe nachschärfen, das Team einarbeiten. Fällt diese Phase in den Spitzenmonat, treffen langsamere Abläufe auf das höchste Auftragsvolumen.

Ein zweites Timing-Risiko ist Gleichzeitigkeit: Shopwechsel, neuer Fulfillment-Dienstleister oder Internationalisierung im selben Zeitraum wie das ERP. Prüfbar ist vorher, ob zwischen geplantem Go-live und eurer Hochsaison genug Abstand liegt und welche anderen Vorhaben im selben Zeitraum laufen. Ob ein späterer Zeitpunkt oder gar kein Wechsel die bessere Wahl ist, behandelt ERP-Wechsel: Wann ihr besser bleibt.

Welche Warnsignale könnt ihr vor Vertragsunterschrift prüfen?

Die meisten Ursachen haben ein Frühsignal, das ihr vor der Unterschrift prüfen könnt. Die Tabelle ordnet sie den sechs Dimensionen des ERP Readiness Checks zu.

Wer diese sechs Punkte ehrlich durchgeht, weiß vor der Systemauswahl, wo das eigene Projekt verwundbar ist. Ein strukturierter Einstieg ist der kostenlose ERP Readiness Check, der genau diese Dimensionen in etwa zehn Minuten abfragt. Ein mögliches Ergebnis ist auch, dass ihr erst Prozesse oder Daten in Ordnung bringt und das ERP danach auswählt.