Was ein ERP im E-Commerce wirklich kostet: Lizenz, Einführung, interner Aufwand

Dieser Artikel richtet sich an Inhaber, Geschäftsführung und Finanzverantwortliche von Onlinehändlern und D2C-Brands, die ein ERP einführen oder wechseln wollen und vor der Anbieterauswahl wissen möchten, womit sie realistisch rechnen müssen.

Aus welchen Kostenbestandteilen besteht ein ERP-Projekt?

Ein ERP-Projekt besteht aus einmaligen und laufenden Kosten, von denen nur ein Teil auf einer Preisseite steht. Die Gesamtkosten (Total Cost of Ownership) sind die Summe aller Ausgaben und internen Aufwände über einen festen Betrachtungszeitraum, von der Auswahl bis zum laufenden Betrieb. Die folgende Tabelle zeigt die Bestandteile, die in eine vollständige Rechnung gehören, und die Frage, mit der ihr jeden davon greifbar macht.

Die letzten beiden Zeilen tauchen in Angeboten fast nie auf, weil sie bei euch anfallen und nicht beim Anbieter. Gerade deshalb gehören sie in eure eigene Rechnung.

Welche Preismodelle gibt es für ERP-Software?

Öffentlich kommuniziert werden vor allem drei Preismodelle, oft in Kombination (The CFO Club, Wie viel kostet ERP-Software? (öffnet in neuem Tab)):

• Abo-Pakete: feste Monats- oder Jahrespreise je Paketstufe, wobei die Stufen sich im Funktionsumfang und im Support unterscheiden. Für euch entscheidend ist, in welcher Stufe die Funktionen liegen, die euer Kernprozess braucht.
• Preis pro Nutzer und Monat: Jede Person mit Zugang kostet eine Lizenz. Das wird teurer, je mehr Mitarbeitende in Lager, Kundenservice und Buchhaltung direkt im System arbeiten.
• Nutzungsbasierte Preise: Die Kosten richten sich nach der Nutzung, etwa der Zahl der Transaktionen oder der verarbeiteten Datenmenge. Saisonspitzen und Wachstum schlagen damit direkt auf die Rechnung durch.

Neben dem Preis zählen die Bedingungen. Eine ältere, auf Capterra-Daten beruhende Vergleichsübersicht zeigt Mindestlaufzeiten, Mindestanzahlen an Lizenzen, einmalige Einstiegsgebühren ohne genannten Betrag und Lizenzpreise, die nur gelten, wenn Implementierungsleistungen mitgebucht werden (Starting-up, Übersicht: ERP-Tools im Vergleich (öffnet in neuem Tab)). Lest deshalb jede Preisseite bis zum Kleingedruckten und fragt nach, was dort nicht steht.

Warum ist die Lizenz selten die größte Position?

Die Lizenz ist die sichtbarste Zahl, aber nicht die größte, weil Einführung, Anpassung, Organisation und interne Zeit zusammen mehr kosten können. Die wenigen veröffentlichten Erhebungen dazu sind alt, weisen aber in diese Richtung. Eine Befragung aus Dänemark, der Slowakei und Slowenien ermittelte einen Lizenzanteil an den Gesamtkosten der Einführung von rund 43 % bei kleinen, 45 % bei mittleren und 33 % bei großen Unternehmen. Die Autoren folgern, dass die tatsächlichen Einführungskosten das Zwei- bis Dreifache des Lizenzpreises betragen können (Sudzina und Johansson, Total Cost of ERP Systems Implementation in Danish, Slovak and Slovenian Companies (öffnet in neuem Tab)).

Diese Zahl ist mit Vorsicht zu lesen. Die Erhebung stammt aus dem Jahr 2007, nur 112 Fragebögen waren auswertbar, sie ist nicht auf den Onlinehandel bezogen und entstand vor der Verbreitung von Cloud-Abos. Bei Abo-Modellen verschiebt sich das Bild: Die Lizenz fällt nicht einmalig an, sondern jedes Jahr. Ein fairer Vergleich rechnet deshalb immer über denselben Zeitraum.

Dass die Lizenz allein kein verlässlicher Budgetanker ist, zeigt auch eine zweite, ebenfalls ältere Quelle. Im Report 2017 von Panorama Consulting (342 Teilnehmende, Erhebung März 2016 bis Februar 2017, branchenübergreifend und überwiegend größere Unternehmen) überschritten 74 % ihr ursprüngliches Budget. Als Gründe nannten 23 % unvorhergesehene technische oder organisatorische Probleme, 22 % zusätzliche Technologieanforderungen und 20 % einen erweiterten Projektumfang (Panorama Consulting, 2017 Report on ERP Systems & Enterprise Software (öffnet in neuem Tab)). Keiner dieser Gründe hat mit dem Lizenzpreis zu tun.

Wie baut ihr einen ehrlichen Kostenkorridor auf?

Ein Kostenkorridor ist eine Spanne aus Untergrenze und Obergrenze, die jeden Kostenbestandteil einzeln und begründet ausweist. Er ersetzt die eine Zahl, die zu früh feststeht und später nicht hält. So geht ihr vor:

1. Zeitraum festlegen: Wählt einen Betrachtungszeitraum, der mindestens eine volle Vertragslaufzeit und eine Hochsaison nach dem Go-live umfasst, und rechnet alle Angebote über genau diesen Zeitraum.
2. Mengengerüst aufschreiben: Nutzer je Rolle, Aufträge pro Monat inklusive Spitzenmonat, Verkaufskanäle, Artikel und Varianten, Lagerorte, Anzahl der Schnittstellen. Ohne diese Angaben kann kein Anbieter seriös kalkulieren.
3. Jeden Bestandteil einzeln bewerten: Für jede Zeile der Tabelle oben eine Unter- und eine Obergrenze, getrennt nach einmaligen und laufenden Kosten.
4. Interne Zeit in Geld umrechnen: Personentage je Rolle mal internem Tagessatz aus Gehalt und Nebenkosten. Diese Position wird leicht vergessen, weil sie auf keiner Rechnung steht.
5. Opportunitätskosten als eigene Zeile führen: Was kostet es euch, wenn Vorhaben während der Umstellung warten? Versteckt das nicht im Puffer.
6. Puffer aus Risiken ableiten: Benennt die konkreten Unsicherheiten, etwa unklare Datenqualität, individuelle Schnittstellen oder offene Anforderungen, und hinterlegt für jede einen Betrag. Ein pauschaler Prozentsatz ohne Begründung hilft bei der Freigabe wenig.
7. Korridor bilden: Summe der Untergrenzen bis Summe der Obergrenzen plus begründeter Puffer. Diese Spanne ist eure Entscheidungsgrundlage.

Wo die Risiken liegen, beschreibt etwa Panorama Consulting so: unterschätztes Veränderungsmanagement, fehlende Prozessaufnahme vor der Auswahl, zu optimistische Schätzungen, zu viele Anpassungen und eine zu spät begonnene Datenmigration (Panorama Consulting, Why ERP Projects Go Over Budget (and How to Prevent it) (öffnet in neuem Tab)). Jeder dieser Punkte ist ein Kandidat für eine eigene Pufferzeile. Mehr dazu lest ihr in Warum ERP-Projekte im Onlinehandel scheitern.

Welche Fragen stellt ihr Anbietern und Partnern zu den Kosten?

Die wichtigsten Fragen zielen auf das, was nicht im Angebot steht. Stellt sie allen Anbietern und Partnern gleich, damit die Antworten vergleichbar sind:

• Welche Leistungen sind im Einführungsangebot enthalten, und welche ausdrücklich nicht?
• Ist das Angebot ein Festpreis oder eine Schätzung nach Aufwand, und wer trägt das Risiko einer Überschreitung?
• Wie viele Probeläufe der Datenmigration sind enthalten, und wer bereinigt die Daten?
• Welche Schnittstellen sind Standard, welche kosten laufend extra, und wer betreibt sie?
• Wie viele Personentage erwartet ihr von unserem Team, in welchen Rollen und Phasen?
• Was ändert sich am Preis, wenn sich unser Auftragsvolumen verdoppelt?
• Welche Kosten entstehen bei Updates und Release-Wechseln für unsere Anpassungen?
• Wie sind Laufzeit, Kündigung und Datenexport am Vertragsende geregelt?

Haltet bei den Antworten im Blick, wer woran verdient. Ein Softwareanbieter verdient an Lizenzen und Volumen, ein Einführungspartner an Projekttagen, ein Konnektoranbieter an laufenden Gebühren. Das ist legitim, erklärt aber, warum jede Seite andere Positionen klein oder groß rechnet. Worauf ihr bei der Unabhängigkeit eurer Beratung achten solltet, steht in Wie unabhängig ist eure ERP-Beratung?.

Warum rechnet ihr die Kosten vor der Systemauswahl?

Ihr rechnet vor der Auswahl, weil die größten Kostentreiber bei euch liegen und nicht im System. Datenqualität bestimmt den Migrationsaufwand, die Zahl und Art eurer Schnittstellen bestimmt Einführung und Betrieb, und die Verfügbarkeit eures Teams bestimmt die interne Zeit und die Dauer. Wer diese Punkte vorher kennt, kann Angebote lesen und vergleichen. Wer sie nicht kennt, vergleicht Lizenzpreise.

Ein guter erster Schritt ist eine Bestandsaufnahme eurer Artikeldaten, wie sie in Artikelstammdaten vor der ERP-Migration bereinigen beschrieben ist, und ein Lastenheft nach ERP-Lastenheft für E-Commerce. Wie weit ihr insgesamt seid, zeigt der kostenlose ERP Readiness Check in etwa zehn Minuten über sechs Dimensionen, darunter Wirtschaftlichkeit.