Artikelstammdaten vor der ERP-Migration bereinigen: Varianten, EANs, Marktplatz-Attribute

Dieser Artikel ist für Onlinehändler und D2C-Brands, die eine ERP-Einführung oder einen Wechsel planen und wissen wollen, in welchem Zustand ihr Artikelstamm ist. Er richtet sich an die Personen, die die Bereinigung praktisch steuern: Operations, Einkauf, E-Commerce und Buchhaltung.

Warum sind Stammdaten ein Hauptrisiko der ERP-Migration?

Stammdaten sind ein Hauptrisiko, weil jeder Prozess im ERP auf ihnen aufsetzt: Bestellabwicklung, Bestandsführung, Versand, Einkauf und Buchhaltung. Ist der Artikelstamm fehlerhaft, scheitern Importe, Schnittstellen übertragen falsche Werte, und Tests müssen wiederholt werden.

Dass sich das im Zeitplan zeigt, belegen ältere Zahlen. Im ERP Report 2017 von Panorama Consulting nannten 16 % der Befragten Datenprobleme als Grund für eine Überschreitung des Zeitplans; insgesamt überschritten 59 % der Projekte ihren ursprünglichen Zeitplan (Panorama Consulting, 2017 Report on ERP Systems & Enterprise Software (öffnet in neuem Tab); 342 Befragte, Erhebung März 2016 bis Februar 2017, branchenübergreifend und nicht E-Com-spezifisch).

Panorama beschreibt außerdem, dass Datenbereinigung und Validierung zu den schwierigsten Teilen einer Migration gehören und Zeitplan und Budget deutlich belasten, wenn sie nicht früh genug beginnen (Panorama Consulting, Why ERP Projects Go Over Budget (öffnet in neuem Tab)). Datenqualität ist deshalb eine der sechs Dimensionen, die ihr vor jeder Auswahl prüfen solltet, wie im Artikel ERP Readiness: Was sie bedeutet und wie ihr sie prüft beschrieben.

Welche Stammdatenprobleme sind im E-Commerce typisch?

Im Onlinehandel entstehen Stammdatenprobleme vor allem dort, wo mehrere Kanäle, viele Varianten und mehrere Lager zusammenkommen. Die folgenden Bereiche solltet ihr einzeln prüfen.

Varianten-Logik (Vater-Kind)

Ein Vaterartikel ist der übergeordnete Artikel, der die gemeinsamen Eigenschaften trägt, etwa Name, Beschreibung und Marke. Kindartikel sind die verkaufbaren Varianten, etwa Größe und Farbe, mit eigener Artikelnummer, eigenem Bestand und eigener GTIN. Typische Fehler: Varianten, die als eigenständige Artikel ohne Vater angelegt sind, Vaterartikel mit eigenem Bestand, und uneinheitliche Variantenmerkmale wie „XL“, „xl“ und „Extra Large“ nebeneinander.

Dubletten

Dubletten sind mehrere Datensätze für denselben physischen Artikel. Sie entstehen oft, wenn Artikel über verschiedene Kanäle oder Importe angelegt werden. Folge sind aufgeteilte Bestände, doppelte Einkäufe und falsche Abverkaufszahlen.

Fehlende oder doppelte GTIN/EAN

Die GTIN ist laut GS1 Germany eine weltweit eindeutige, überschneidungsfreie Identnummer, und jede Artikelvariante nach Modell, Farbe oder Größe benötigt eine eigene GTIN (GS1 Germany, Globale Artikelidentnummer (GTIN) in der Anwendung (öffnet in neuem Tab), Version 1.1, August 2019). Eine einmal vergebene GTIN darf nach diesem Dokument grundsätzlich keinem anderen Produkt neu zugeteilt werden. Nach den GS1-Vergaberegeln erfordert zudem eine Änderung der Abmessungen oder des Bruttogewichts um mehr als 20 % eine neue GTIN (GS1, GTIN-Vergaberegeln: Änderung der Abmessungen oder des Bruttogewichtes (öffnet in neuem Tab)). Doppelt vergebene oder wiederverwendete GTINs sind deshalb ein Fehler, den ihr vor der Migration auflösen solltet.

Artikelstamm je Kanal statt zentral

Wenn Titel, Preise und Attribute im Shopsystem und auf jedem Marktplatz getrennt gepflegt werden, gibt es keine verbindliche Quelle. Bei der Migration müsst ihr dann entscheiden, welcher Stand gilt. Legt vorher fest, welche Daten zentral im Artikelstamm liegen und welche kanalspezifisch ergänzt werden, etwa Marktplatz-Attribute oder Kategoriezuordnungen.

Marktplatz-Attribute

Marktplatz-Attribute sind die Pflicht- und Zusatzfelder, die ein Marktplatz je Produktkategorie verlangt, etwa Material, Farbe nach einer festen Werteliste, Größensystem oder Zielgruppe. Sie unterscheiden sich je Marktplatz und Kategorie und werden deshalb oft direkt im Marktplatz-Konto oder in einem Konnektor gepflegt, nicht im Artikelstamm. Bei einer Migration fehlen sie dann oder liegen nur verstreut vor. Prüft, welche dieser Werte ihr aus zentralen Merkmalen ableiten könnt, zum Beispiel über eine Zuordnungstabelle von eurer eigenen Farbbezeichnung zur Werteliste des Marktplatzes, und welche wirklich kanalspezifisch bleiben. Haltet außerdem fest, wo die Daten heute liegen und welches System nach der Migration führend sein soll.

Bundles und Sets

Ein Bundle ist ein Verkaufsartikel, der aus mehreren Einzelartikeln besteht. Im Stamm muss klar sein, aus welchen Komponenten in welcher Menge es besteht, damit Bestände korrekt abgebucht werden. GS1 Germany behandelt vordefinierte Sortimente gesondert und verlangt bei einer Änderung ihres Inhalts eine neue GTIN (Quelle wie oben).

Maße und Gewichte für den Versand

Fehlende oder falsche Gewichte und Abmessungen führen zu falschen Versandkosten, falscher Paketklassenwahl und Nachbelastungen durch Versanddienstleister. Prüft, ob Netto- und Bruttogewicht getrennt gepflegt sind und in welcher Einheit.

Zolltarifnummer und Ursprungsland für Drittlandversand

Wer in Länder außerhalb der EU versendet, braucht je Artikel eine Zolltarifnummer und ein Ursprungsland. Laut IHK Braunschweig ist in der Ausfuhranmeldung die achtstellige Warennummer anzugeben, in der Einfuhranmeldung die elfstellige Codenummer, und für die Einreihung ist das exportierende Unternehmen selbst verantwortlich (IHK Braunschweig, Was ist eigentlich eine Zolltarifnummer? (öffnet in neuem Tab)). Auch auf den Zollinhaltserklärungen CN22 und CN23 werden HS-Code und Ursprungsland abgefragt (Sendcloud, Zollinhaltserklärung CN22 und CN23 (öffnet in neuem Tab)). Die korrekte Einreihung im Einzelfall klärt ihr mit eurem Zollberater oder der Zollverwaltung.

Lieferantendaten und Bestände je Lager

Für Einkauf und Disposition braucht jeder Artikel mindestens einen Hauptlieferanten, die Lieferantenartikelnummer, Einkaufspreis, Mindestbestellmenge und Lieferzeit. Bestände müssen je Lager getrennt und zum Stichtag abgestimmt vorliegen, auch bei externen Fulfillment-Dienstleistern.

Wie prüft ihr euren Artikelstamm selbst?

Am schnellsten prüft ihr den Artikelstamm mit einem vollständigen Export in eine Tabelle und einigen einfachen Kennzahlen. So entsteht ein Ausgangswert, an dem ihr den Fortschritt der Bereinigung messen könnt.

Export-Checkliste

• Alle Artikel inklusive inaktiver und ausgelaufener, mit Status-Feld
• Artikelnummer, Vaterartikelnummer und Variantenmerkmale
• GTIN/EAN je Variante
• Netto- und Bruttogewicht, Länge, Breite, Höhe, jeweils mit Einheit
• Zolltarifnummer und Ursprungsland
• Hauptlieferant, Lieferantenartikelnummer, Einkaufspreis, Lieferzeit
• Stücklisten für Bundles und Sets
• Bestand je Lager zum selben Stichtag
• Je Kanal: Titel, Preis und Kanal-ID, um Abweichungen zum zentralen Stamm zu finden

Kennzahlen, die ihr selbst berechnen könnt

Setzt euch für jede Kennzahl einen Zielwert, bevor die Migration beginnt, und wiederholt die Messung vor jedem Testimport. Welche Felder das neue System verpflichtend erwartet, gehört in euer ERP-Lastenheft.

In welcher Reihenfolge bereinigt ihr die Stammdaten?

Bereinigt von der Struktur zu den Details, damit ihr keine Felder an Datensätzen pflegt, die später zusammengelegt oder gelöscht werden.

1. Ausgelaufene Artikel kennzeichnen und festlegen, welche überhaupt migriert werden.
2. Dubletten auflösen und je physischem Artikel einen führenden Datensatz bestimmen.
3. Variantenstruktur vereinheitlichen: Vater-Kind-Zuordnung und einheitliche Merkmalswerte.
4. GTINs prüfen: fehlende ergänzen, doppelte klären, Wiederverwendungen auflösen.
5. Bundles und Sets mit Stücklisten versehen.
6. Maße und Gewichte vervollständigen.
7. Zolltarifnummer und Ursprungsland für Drittlandartikel ergänzen.
8. Lieferantendaten vervollständigen.
9. Kanaldaten gegen den zentralen Stamm abgleichen und Marktplatz-Attribute zuordnen.
10. Bestände je Lager zum Migrationsstichtag abstimmen.

Wer ist für die Stammdatenbereinigung verantwortlich?

Verantwortlich ist das Unternehmen selbst, nicht der ERP-Anbieter oder Implementierungspartner. Partner können Importvorlagen, Prüfregeln und Werkzeuge liefern, aber nur ihr wisst, welcher von zwei Datensätzen richtig ist oder welcher Lieferant gilt.

Sinnvoll ist eine klare Rollenverteilung: eine Person, die die Datenqualität insgesamt verantwortet und Entscheidungen trifft, und Fachverantwortliche je Bereich. Typisch sind E-Commerce für Varianten, Attribute und Kanaldaten, Einkauf für Lieferantendaten, Logistik für Maße, Gewichte und Bestände, und Buchhaltung oder Außenhandel für Zolldaten. Plant diese Arbeit als feste Zeit im Kalender ein, nicht als Nebenaufgabe. Warum fehlende interne Kapazität Projekte gefährdet, beschreibt der Artikel Warum ERP-Projekte im Onlinehandel scheitern.

Wie es um eure Datenqualität im Vergleich zu den anderen Readiness-Dimensionen steht, zeigt der kostenlose ERP Readiness Check in etwa zehn Minuten.