E-Rechnung im Onlinehandel: Was euer ERP ab 2027 können muss

Dieser Artikel ist für Onlinehändler und D2C-Brands, die neben Privatkunden auch Geschäftskunden beliefern und vor einer ERP-Auswahl oder einem Wechsel prüfen wollen, was das System bei der E-Rechnung leisten muss.

Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht?

Die Pflicht kommt in Stufen: Empfangen müsst ihr seit 2025, ausstellen spätestens ab 2028. Laut IHK Region Stuttgart (öffnet in neuem Tab) sind alle inländischen Unternehmen seit dem 1. Januar 2025 verpflichtet, E-Rechnungen zu empfangen. Für das Ausstellen erlaubt die Übergangsregel in § 27 Abs. 38 UStG noch Papier und, mit Zustimmung des Empfängers, andere elektronische Formate wie ein einfaches PDF.

Für die 800.000-€-Grenze zählt nach ETL (öffnet in neuem Tab) der Gesamtumsatz im Sinne von § 19 Abs. 2 UStG im Jahr 2026. Er kann von BWA, GuV oder Jahresabschluss abweichen. Wer 2026 knapp an der Grenze liegt, sollte die Zahl früh mit der Steuerberatung klären, denn davon hängt ab, ob euer ERP schon ab Januar 2027 E-Rechnungen ausstellen muss.

Betrifft die E-Rechnung auch Bestellungen von Privatkunden?

Nein, Rechnungen an Endverbraucher sind von der Pflicht ausgenommen. Die IHK Region Stuttgart (öffnet in neuem Tab) nennt außerdem Kleinbetragsrechnungen nach § 33 UStDV bis derzeit 250 €, Fahrausweise und bestimmte steuerfreie Umsätze als Ausnahmen. Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 (öffnet in neuem Tab) hält fest, dass eine E-Rechnung an Privatkunden nur mit deren Zustimmung verwendet werden darf.

Für einen reinen D2C-Shop ändert sich beim Rechnungsausgang also wenig. Der Empfang bleibt trotzdem Pflicht: Lieferanten, Dienstleister und Logistikpartner schicken euch ihre Rechnungen ab den genannten Stufen als E-Rechnung, und euer System muss sie annehmen und verarbeiten können.

Welche B2B-Kanäle im Onlinehandel sind betroffen?

Betroffen ist jeder Verkauf an ein im Inland ansässiges Unternehmen, unabhängig vom Kanal. Die Pflicht gilt nach der IHK Region Stuttgart (öffnet in neuem Tab) für inländische B2B-Umsätze zwischen im Inland ansässigen Unternehmern. Entscheidend ist also, wer die Rechnung bekommt, nicht wo die Bestellung eingeht.

• B2B-Shop oder Händlerportal: Kunden sind Unternehmen, die Rechnungen fallen klar unter die Pflicht.
• Großhandel und Wiederverkäufer: Bestellungen per Mail, Telefon oder EDI sind inländische B2B-Umsätze. Für bestehende EDI-Verfahren gibt es eine eigene Übergangsregel bis Ende 2027.
• Geschäftskunden im eigenen Shop oder auf Marktplätzen: Bestellt ein inländisches Unternehmen, gilt dieselbe Logik. Wie die Rechnungsstellung auf einem Marktplatz konkret geregelt ist und wer dort Rechnungsaussteller ist, hängt vom Marktplatzmodell ab und gehört in die Prüfung mit eurer Steuerberatung.

Daraus folgt die wichtigste Anforderung an die Daten: Euer System muss bei jeder Bestellung erkennen, ob ein Unternehmen oder eine Privatperson kauft. Ohne dieses Kennzeichen im Kundenstamm lässt sich nicht automatisch entscheiden, welches Rechnungsformat erzeugt werden muss.

Welche Formate gelten als E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. So beschreibt es das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 (öffnet in neuem Tab). Genannt werden dort zwei Standards:

• XRechnung: ein reines Datenformat (XML), das der Normenreihe EN 16931 entspricht.
• ZUGFeRD ab Version 2.0.1: ein hybrides Format aus lesbarem PDF und eingebetteten Daten. Die Profile MINIMUM und BASIC-WL erfüllen die Anforderungen nicht.

Eine per E-Mail verschickte PDF-Rechnung ist keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung. Das gilt nach dem BMF-Schreiben auch für Bilddateien und für eine Datei mit Formatfehlern. Für euer ERP heißt das: Ein PDF-Generator reicht für B2B-Rechnungen nicht mehr. Das System muss die Rechnungsdaten als strukturierte Datei ausgeben, und zwar in einem zulässigen Profil, also nicht MINIMUM oder BASIC-WL.

Was muss euer ERP bei der E-Rechnung können?

Euer ERP muss den gesamten Weg einer E-Rechnung abbilden: erzeugen, versenden, empfangen, prüfen, buchen und unverändert aufbewahren. Die folgende Liste eignet sich als Grundlage für das ERP-Lastenheft.

1. Erzeugen: Ausgangsrechnungen, Gutschriften und Rechnungskorrekturen als XRechnung oder ZUGFeRD ab 2.0.1 in einem normkonformen Profil, für alle Verkaufskanäle mit B2B-Anteil.
2. Korrigieren im richtigen Format: Berichtigungen laufen laut BMF-Schreiben im vorgeschriebenen Format; fehlende Angaben in anderer Form nachzuschicken reicht nicht.
3. Empfangen: Eingangsrechnungen über einen definierten Kanal annehmen, etwa ein E-Mail-Postfach. Ein eigenes Postfach nur für E-Rechnungen ist nach dem BMF-Schreiben nicht erforderlich.
4. Lesbar machen: Den Datensatz in eine für Menschen lesbare Ansicht umwandeln, damit die Prüfung im Team möglich ist.
5. Validieren: Eingehende und ausgehende Dateien technisch prüfen und den Prüfbericht speichern. Die Validierung ersetzt nicht die inhaltliche Prüfung der Rechnung.
6. Archivieren: Rechnungen im empfangenen Format aufbewahren, den strukturierten Teil unverändert im Original, auffindbar und maschinell auswertbar.
7. Zuordnen: Eingangsrechnungen mit Bestellung und Wareneingang abgleichen und mit Buchung und Zahlung verknüpfen.
8. Kundenstamm kennzeichnen: Jeder Kunde trägt ein Kennzeichen Unternehmen oder Privatperson und, wo vorhanden, die Umsatzsteuer-ID.
9. Steuern: Regeln hinterlegen, welche Rechnung welches Format bekommt, einschließlich der Ausnahme für Kleinbetragsrechnungen.

Wie die Rechnungsdaten anschließend an die Buchhaltung gehen, behandelt der Artikel DATEV, OSS und GoBD.

Wie lange und wie müsst ihr E-Rechnungen aufbewahren?

Buchungsbelege, also etwa die Rechnungen, auf denen eure Buchungen beruhen, sind nach § 147 Abs. 3 AO (öffnet in neuem Tab) acht Jahre aufzubewahren. Bei digitaler Aufbewahrung verlangt § 147 Abs. 2 AO, dass die Unterlagen jederzeit verfügbar, lesbar und maschinell auswertbar sind. Nach § 147 Abs. 6 AO darf die Finanzbehörde bei einer Außenprüfung Einsicht in die Daten nehmen oder sie in maschinell auswertbarer Form verlangen.

Für die E-Rechnung präzisiert das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 (öffnet in neuem Tab): Maßgeblich ist der strukturierte Teil, und er muss unverändert im Original erhalten bleiben. Ein ERP, das nur das erzeugte PDF ablegt und die XML-Datei verwirft, erfüllt das nicht. Fragt deshalb konkret nach, was archiviert wird, wo und wie lange.

Was bedeutet der Zeitplan für eure ERP-Auswahl?

Der Zeitplan entscheidet, ob die E-Rechnung ein Kriterium für die nächste Auswahl ist oder eine Aufgabe für das bestehende System. Liegt euer Gesamtumsatz 2026 über 800.000 € und verkauft ihr an inländische Unternehmen, müsst ihr ab 1. Januar 2027 E-Rechnungen ausstellen. Zwischen dem Stand dieses Artikels (23.10.2026) und dem 1. Januar 2027 liegen nur noch wenige Wochen. Auswahl, Datenmigration und Einführung eines neuen ERP in diesem Zeitraum durchzuziehen, nur um diese Frist zu halten, wäre ein hohes Risiko.

Für diesen Fall braucht es zuerst eine Übergangslösung im bestehenden System oder einen Zusatzdienst für Erzeugung und Archiv. Die Anforderungen aus diesem Artikel gehören trotzdem in das Lastenheft für die spätere Auswahl, damit beim Wechsel nichts verloren geht. Wichtig ist dann die Migration: Die bereits archivierten E-Rechnungen müssen über die Aufbewahrungsfrist im Originalformat verfügbar bleiben, auch wenn das System, das sie erzeugt hat, abgelöst wird.

Liegt ihr unter der Grenze, gewinnt ihr ein Jahr. Ab 2028 gilt die Pflicht für alle. Ob sich der Wechsel bis dahin lohnt oder das bestehende System nachgerüstet werden sollte, behandelt der Artikel ERP-Wechsel: Wann ihr besser bleibt.

Welche Fragen solltet ihr ERP-Anbietern zur E-Rechnung stellen?

Stellt Fragen, die sich nur mit einer Vorführung am eigenen Beispiel beantworten lassen, nicht mit einer Feature-Liste. Am aussagekräftigsten ist eine Vorführung mit einer echten B2B-Bestellung und einer echten Lieferantenrechnung aus eurem Alltag.

• Welche Formate und Profile erzeugt das System im Standard, und ist das ohne Zusatzmodul oder Partnerleistung möglich?
• Woran erkennt das System, ob eine Bestellung von einem Unternehmen oder einer Privatperson kommt, und was passiert, wenn das Kennzeichen fehlt?
• Wie kommen E-Rechnungen von Lieferanten ins System, und wie sieht die lesbare Ansicht aus?
• Welche Validierung läuft automatisch, und wird der Prüfbericht gespeichert?
• Wo liegt das Archiv, wie lange werden die Originaldateien gehalten, und wie wird der Datenzugriff bei einer Außenprüfung bereitgestellt?
• Wie wird eine fehlerhafte E-Rechnung korrigiert, und in welchem Format geht die Korrektur raus?
• Welche Kosten fallen für E-Rechnung, Versand und Archiv getrennt von der Lizenz an?

Die Antworten sind nur so viel wert wie eure eigenen Daten. Wenn Kundenstamm, Steuerkennzeichen und Belegfluss heute nicht sauber sind, löst ein neues System das Problem nicht allein. Wie bereit eure Prozesse und Daten dafür sind, könnt ihr im kostenlosen ERP Readiness Check in etwa zehn Minuten einschätzen. Hintergrund dazu liefert der Artikel ERP Readiness.