ERP-Lastenheft für E-Commerce: Aufbau, Muss-Kriterien und typische Lücken

Dieser Artikel ist für E-Commerce-Unternehmen, die ein ERP auswählen oder wechseln wollen und ihre Anforderungen so aufschreiben möchten, dass Anbieter vergleichbar antworten. Er zeigt den Aufbau, Beispielkriterien je Prozessbereich und die Lücken, an denen Lastenhefte am häufigsten unvollständig bleiben.

Was ist der Unterschied zwischen Lastenheft, Pflichtenheft und Anforderungsprofil?

Ein Lastenheft ist die vom Auftraggeber festgelegte Gesamtheit der Forderungen an die Lieferungen und Leistungen eines Auftragnehmers. So definiert es die Norm DIN 69901-5, und erstellt wird es vom Auftraggeber, also von euch (Lexware, Lastenheft (öffnet in neuem Tab)). Es beschreibt das Was und das Wofür.

Ein Pflichtenheft ist die Antwort darauf. Es enthält laut DIN 69901-5 die vom Auftragnehmer erarbeiteten Realisierungsvorgaben auf Basis des Lastenhefts und beschreibt, wie der Auftrag konkret umgesetzt wird (Lexware, Pflichtenheft (öffnet in neuem Tab)). Bei einer ERP-Einführung schreibt es typischerweise der Implementierungspartner.

Ein Anforderungsprofil ist kein Normbegriff. In der ERP-Auswahl meint es meist eine verdichtete Form des Lastenhefts: die gewichteten Kriterien, an denen Systeme auf Longlist und Shortlist gemessen werden. Ein gutes Anforderungsprofil ist aus dem Lastenheft abgeleitet und nicht aus einer Feature-Liste eines Anbieters.

Warum sollte ein ERP-Lastenheft nach Prozessen gegliedert sein?

Ein Lastenheft nach Prozessen zeigt, ob ein System euren Ablauf trägt, eine Feature-Liste zeigt nur, ob eine Funktion existiert. „Kann Teillieferungen“ beantwortet fast jedes ERP mit Ja. Die eigentliche Frage lautet: Was passiert, wenn eine Bestellung mit drei Artikeln aus zwei Lagern kommt, ein Artikel nachgeliefert wird und der Marktplatz für jede Sendung eine eigene Trackingnummer erwartet?

Prozessorientierte Anforderungen haben einen zweiten Vorteil: Sie zwingen euch, den Ist-Ablauf aufzuschreiben, bevor ihr über Systeme sprecht. Dabei fallen Sonderfälle, manuelle Workarounds und Zuständigkeiten auf, die in keiner Feature-Liste vorkommen. Genau dort entstehen später Mehraufwand und Nachträge. Wie gut eure Abläufe dafür schon beschrieben sind, ist Teil der ERP Readiness.

Eine praktikable Gliederung für den Onlinehandel umfasst neun Bereiche: Order-to-Cash, Einkauf und Disposition, Lager und Fulfillment, Retouren, Marktplätze und Shop-Anbindung, PIM und Artikelstamm, Finanzen, Reporting sowie Schnittstellen und Betrieb.

Wie formuliert ihr Muss-, Soll- und Kann-Kriterien?

Muss-Kriterien sind Ausschlusskriterien: Erfüllt ein System sie nicht, fällt es heraus. Soll-Kriterien sind wichtig und werden gewichtet. Kann-Kriterien sind Vorteile, die bei Gleichstand entscheiden. Haltet die Zahl der Muss-Kriterien klein, sonst bleibt kein System übrig oder ihr verliert den Blick für das Wesentliche. Die folgenden Beispiele zeigen, wie konkrete Kriterien je Bereich aussehen können. Sie ersetzen nicht eure eigenen.

Im Bereich Finanzen lohnt sich eine eigene Prüfung. Für OSS gilt etwa die EU-weite Schwelle von 10.000 Euro netto für innergemeinschaftliche Fernverkäufe an Privatkunden (zusammen mit bestimmten digitalen Dienstleistungen), Meldungen erfolgen quartalsweise, auch als Nullmeldung, und Aufzeichnungen sind zehn Jahre aufzubewahren (BZSt, One-Stop-Shop EU-Regelung (öffnet in neuem Tab)). Bei der E-Rechnung besteht für inländische B2B-Umsätze seit 2025 eine Empfangspflicht, ab 2027 eine Ausstellungspflicht für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz und ab 2028 für alle übrigen Unternehmen außer Kleinunternehmern (IHK Region Stuttgart, Seite datiert 15.10.2026 (öffnet in neuem Tab)). Details stehen in DATEV, OSS und GoBD.

Was gehört in das Mengengerüst eines ERP-Lastenhefts?

Das Mengengerüst beschreibt die Volumen, die das System heute und in drei Jahren verarbeiten muss. Ohne diese Zahlen können Anbieter weder Lizenzkosten noch Performance noch Aufwand seriös einschätzen. Es ist deshalb kein Anhang, sondern Pflichtteil. Folgende Angaben gehören hinein, jeweils als Ist-Wert und als Planwert:

• Bestellungen pro Monat und am stärksten Tag des Jahres, getrennt nach Kanal
• Positionen pro Bestellung im Durchschnitt
• Anzahl aktiver Artikel, Anzahl Varianten und Zahl der Merkmale pro Variante
• Anzahl Kanäle: eigene Shops, Marktplätze, B2B, stationär
• Anzahl Lager und Lagerarten: eigen, 3PL, Streckengeschäft
• Anzahl Lieferanten und Einkaufsbestellungen pro Monat
• Retourenquote und Retouren pro Monat
• Anzahl Nutzer nach Rolle und gleichzeitige Nutzer in Spitzenzeiten
• Länder, Währungen und Sprachen

Welche Lücken haben ERP-Lastenhefte typischerweise?

Die meisten Lücken entstehen nicht bei den Funktionen, sondern bei den Rahmenbedingungen. Dass solche Lücken teuer werden, legt eine ältere, nicht E-Commerce-spezifische Erhebung nahe: Im ERP Report 2017 von Panorama Consulting (342 Befragte, Erhebung März 2016 bis Februar 2017) überschritten 74 % der Projekte ihr Budget, als häufigste Gründe für Zeitverzug nannten die Befragten einen erweiterten Projektumfang (19 %) und Datenprobleme (16 %) (Panorama Consulting, 2017 Report on ERP Systems & Enterprise Software (öffnet in neuem Tab)). Beides lässt sich im Lastenheft vorbeugen.

• Mengengerüst fehlt: Anbieter schätzen dann nach eigenen Annahmen, und Angebote sind nicht vergleichbar.
• Ist-Prozess nicht beschrieben: Ohne Ausgangslage lässt sich nicht prüfen, ob das System den Ablauf verbessert oder nur anders abbildet.
• Peak-Last fehlt: Durchschnittswerte verdecken, was an Aktionstagen oder im Weihnachtsgeschäft passiert.
• Betreiber der Schnittstellen offen: Unklar bleibt, wer Schnittstellen zu Shop, Marktplätzen, Versand und Zahlung baut, überwacht und bei Fehlern repariert.
• Datenmigration nicht beschrieben: Welche Daten aus welchen Quellen übernommen werden, in welcher Qualität und wer sie bereinigt, gehört ins Lastenheft. Mehr dazu in Artikelstammdaten vor der ERP-Migration bereinigen.
• Abnahmekriterien fehlen: Ohne messbare Kriterien, etwa einen fehlerfreien Testlauf definierter Bestellfälle, gibt es keine klare Grundlage für die Abnahme.

Wie geht ihr beim Schreiben eines ERP-Lastenhefts vor?

Ein Lastenheft entsteht am besten mit den Menschen, die die Prozesse täglich ausführen, und nicht allein in der Geschäftsführung. Eine einfache Reihenfolge hilft, nichts zu vergessen:

1. Ziele festhalten: Welche Probleme soll das ERP lösen, und woran messt ihr den Erfolg?
2. Ist-Prozesse je Bereich aufschreiben, mit Sonderfällen und manuellen Zwischenschritten.
3. Mengengerüst mit Ist- und Planwerten erheben.
4. Anforderungen aus den Prozessen ableiten und als Muss, Soll oder Kann einstufen.
5. Systemlandschaft und Schnittstellen dokumentieren, mit Verantwortlichen je Schnittstelle.
6. Datenmigration und Abnahmekriterien beschreiben.
7. Erfüllungsskala und Antwortformat für die Anbieter festlegen.

Lasst jeden Bereich von der verantwortlichen Person gegenlesen. Unklare Formulierungen wie „schnell“ oder „flexibel“ ersetzt ihr durch prüfbare Angaben, etwa eine Zahl, einen Testfall oder eine konkrete Regel.

Wie macht ihr die Antworten der Anbieter vergleichbar?

Vergleichbar werden Antworten, wenn alle Anbieter dieselben Anforderungen auf derselben Skala beantworten. Ein freies Ja oder Nein reicht nicht, denn ein Ja kann Standard bedeuten oder wochenlange Programmierung. Legt deshalb eine Erfüllungsskala fest und verlangt sie für jede Anforderung:

Gewichtet anschließend die Antworten: Ein Muss-Kriterium, das nur per Individualentwicklung erfüllbar ist, ist ein Risiko, auch wenn die Antwort formal Ja lautet. Bittet die Anbieter außerdem, für jede Stufe ab Add-on die Kosten getrennt auszuweisen. So seht ihr, welcher Teil des Angebots Lizenz ist und welcher Projekt. Wie unabhängig die Auswahl insgesamt bleibt, hängt auch davon ab, wer das Lastenheft schreibt; dazu mehr in Wie unabhängig ist eure ERP-Beratung?.

Bevor ihr ein Lastenheft schreibt, lohnt sich ein Blick darauf, wie gut Prozesse, Daten und Team schon vorbereitet sind. Der kostenlose ERP Readiness Check zeigt das in etwa zehn Minuten.