Wie unabhängig ist eure ERP-Beratung? Vergütungsmodelle erkennen und die richtigen Fragen stellen

Dieser Artikel ist für Gründerinnen, Geschäftsführer und Verantwortliche in E-Commerce-Unternehmen, die vor einer ERP-Auswahl stehen und Beratung einholen wollen. Er erklärt, welche Rollen es gibt, woran sie verdienen und wie ihr die Unabhängigkeit eines Gegenübers mit wenigen Fragen prüft.

Warum ist die Vergütung einer ERP-Beratung so wichtig?

Die Vergütung bestimmt, welches Ergebnis für einen Berater wirtschaftlich günstig ist. Das ist keine Frage von Ehrlichkeit, sondern von Mechanik: Wer am Verkauf eines Systems verdient, hat einen Anreiz, dass verkauft wird. Wer an der Einführung verdient, hat einen Anreiz, dass eingeführt wird. Wer nur vom Kunden bezahlt wird, hat zumindest keinen finanziellen Grund, ein bestimmtes System zu bevorzugen.

Bei einer ERP-Auswahl wirkt dieser Anreiz an mehreren Stellen gleichzeitig: bei der Frage, ob überhaupt ein neues System nötig ist, bei der Auswahl der Systeme für die Longlist, bei der Gewichtung der Kriterien und bei der Einschätzung von Kosten und Aufwand. Kostenlose Beratung ist deshalb selten wirklich kostenlos. Sie wird nur von jemand anderem bezahlt, und dieser Jemand hat eigene Interessen.

Für euch ist das eine gute Nachricht. Ihr müsst niemandem misstrauen, ihr müsst nur wissen, wer an welcher Stelle verdient. Dann könnt ihr jede Empfehlung richtig einordnen.

Welche Rollen gibt es in der ERP-Beratung und woran verdienen sie?

Im Markt treffen E-Commerce-Unternehmen typischerweise auf vier Rollen: den Vertrieb der Hersteller, Implementierungspartner, Vergleichs- und Auswahlportale sowie unabhängige Auswahlberater. Die Grenzen sind nicht immer scharf, manche Anbieter vereinen mehrere Rollen.

Was leistet der Vertrieb eines Herstellers?

Der Hersteller-Vertrieb kennt sein eigenes System besser als jeder andere. Er kann zeigen, wie ein Prozess im Standard abgebildet wird, welche Module es gibt und wie Lizenz- und Vertragsmodelle aufgebaut sind. Für die Detailprüfung eines Systems, das bereits auf eurer Shortlist steht, ist er der richtige Ansprechpartner.

Sein Auftrag ist allerdings eindeutig: das eigene System zu verkaufen. Er wird kaum empfehlen, ein Wettbewerbsprodukt zu wählen oder das Projekt zu verschieben. Das ist legitim, solange ihr es wisst. Problematisch wird es nur, wenn eine Herstellerpräsentation die Rolle einer Bedarfsanalyse übernimmt, denn dann bestimmt das Produkt die Anforderungen und nicht umgekehrt.

Wie verdienen Implementierungspartner an einer ERP-Einführung?

Implementierungspartner verdienen in erster Linie an der Einführung: Beratungstage für Konzeption, Konfiguration, Schnittstellen, Datenmigration, Schulung und Betreuung nach dem Start. Je nach Partnerprogramm kann zusätzlich eine Marge auf die Lizenz oder eine Vergütung des Herstellers hinzukommen. Wie das im Einzelfall geregelt ist, sieht man von außen nicht.

Partner bringen echte Stärken mit. Sie kennen die Eigenheiten des Systems im Projektalltag, haben Vorlagen für typische Prozesse und können realistisch einschätzen, was eine Einführung kostet. Ihr Anreiz liegt aber in der Einführung der Systeme, die sie betreuen. Eine Vorab-Beratung durch einen Partner ist deshalb eher eine qualifizierte Produktberatung als eine neutrale Auswahl. Wer ein System schon ausgewählt hat, braucht genau diese Kompetenz. Wer noch auswählt, sollte sie erst danach einbinden.

Wie finanzieren sich ERP-Vergleichsportale?

Ist ein Vergleichs- oder Auswahlportal für euch kostenlos, wird es von jemand anderem finanziert, typischerweise von gelisteten Anbietern über bezahlte Listungen, Gebühren pro Kontaktanfrage oder Vermittlungsprovisionen. Welches Modell ein Portal nutzt, steht meist im Impressum, in den Nutzungsbedingungen oder in einem Hinweis zur Finanzierung.

Dass solche Modelle die Darstellung beeinflussen können, hat das Bundeskartellamt für Verbraucherportale untersucht. In seiner Sektoruntersuchung zu Reisen, Energie, Versicherungen, Telekommunikation und Finanzen stellte es fest, dass Rankings teils von der Höhe der gezahlten Provision mitbeeinflusst wurden und manche Portale Angebote ausblendeten, für die sie keine Provision erhielten (Bundeskartellamt, Pressemitteilung vom 11.04.2019 (öffnet in neuem Tab)). Die Untersuchung betraf keine B2B-Softwareportale. Sie zeigt aber den Mechanismus, nach dem ihr auch bei ERP-Portalen fragen solltet: Wer zahlt, und beeinflusst das, was ihr seht?

Für einen ersten Überblick über Systemkategorien sind Portale nützlich. Für die Frage, welches System zu euren Prozessen passt, ersetzen sie keine Anforderungsanalyse. Achtet auch darauf, was nach einer Anfrage geschieht: Wird eure Anfrage an mehrere Anbieter weitergegeben, meldet sich in der Regel deren Vertrieb, und ihr seid wieder in einem Herstellergespräch, nur früher und mit weniger Vorbereitung.

Was zeichnet einen unabhängigen ERP-Auswahlberater aus?

Ein unabhängiger Auswahlberater wird ausschließlich von seinem Kunden bezahlt und erhält weder von Herstellern noch von Partnern Geld für Empfehlungen. Seine Leistung ist das Urteil selbst: ob ihr bereit für ein ERP seid, welche Anforderungen wirklich zählen und welche Systeme dazu passen.

Auch diese Rolle hat einen Anreiz, und den solltet ihr kennen. Ein Berater, der nach Tagessatz abrechnet, verdient an einem langen Projekt. Ein Berater, der später eine Einführung vermittelt, verdient womöglich an der Vermittlung. Unabhängigkeit ist also kein Etikett, sondern eine Frage offengelegter Regeln. Prüft, ob es einen Festpreis gibt, ob Vermittlungsvergütungen offengelegt werden und ob der Berater auch zu „kein Wechsel“ raten darf, ohne dass ihm Umsatz entgeht.

Gute Auswahlberatung beginnt vor der Systemfrage. Sie prüft zuerst die ERP Readiness, also ob Prozesse, Daten und Team ein neues System tragen, und übersetzt eure Abläufe dann in ein ERP-Lastenheft, das Anbieter vergleichbar beantworten.

Welche Fragen solltet ihr jedem ERP-Berater stellen?

Diese zehn Fragen helfen euch, jede Rolle einzuordnen. Es geht nicht darum, jemanden auszuschließen, sondern darum, Anreize sichtbar zu machen. Gute Gesprächspartner beantworten sie ohne Zögern.

1. Wer bezahlt Sie außer uns, und in welcher Form: Lizenzmarge, Partnervergütung, Provision pro Kontakt oder Vermittlung?
2. Mit welchen Herstellern haben Sie Partner-, Reseller- oder Vermittlungsverträge?
3. Darf Ihr Ergebnis „kein Wechsel“ oder „noch nicht“ lauten, und wie oft kommt das vor?
4. Wie viele Systeme kommen auf die Longlist, und nach welchen Kriterien werden sie ausgewählt?
5. Kommen auch Systeme auf die Longlist, mit denen Sie keine Geschäftsbeziehung haben?
6. Wer erstellt das Anforderungsprofil, und gehört es danach uns?
7. Wird jedes ausgeschlossene System schriftlich begründet?
8. Übernehmen Sie oder ein verbundenes Unternehmen später die Einführung?
9. Wann und wie stellen Sie uns Implementierungspartner vor, und dürfen wir einen anderen wählen?
10. Rechnen Sie zum Festpreis oder nach Aufwand ab, und was passiert, wenn das Projekt länger dauert?

Wie bewertet ihr die Antworten?

Entscheidend ist nicht, ob es Vergütungen gibt, sondern ob sie offen benannt werden und ob sie das Ergebnis berühren. Ein Implementierungspartner, der klar sagt, welche Systeme er betreut, ist für euch verlässlicher als ein angeblich neutraler Berater, der bei der Frage nach Provisionen ausweicht.

Achtet besonders auf drei Signale. Erstens: Die Longlist besteht nur aus Systemen, mit denen der Berater zusammenarbeitet. Zweitens: Das Anforderungsprofil entsteht erst nach der ersten Demo oder fehlt ganz. Drittens: „Kein Wechsel“ wird als Möglichkeit gar nicht erst erwähnt. Jedes dieser Signale bedeutet nicht automatisch, dass etwas falsch läuft. Es bedeutet aber, dass ihr die Empfehlung als Produktberatung und nicht als neutrale Auswahl behandeln solltet.

Wenn ihr unsicher seid, ob überhaupt ein Wechsel ansteht, hilft der Artikel ERP-Wechsel: Wann ihr besser bleibt. Eine erste Standortbestimmung ohne Beratungsgespräch liefert der kostenlose ERP Readiness Check.

Wie sehen offengelegte Neutralitätsregeln aus?

Offengelegte Regeln machen Unabhängigkeit überprüfbar. Als Beispiel nennt QualityDock für sein ERP Readiness Audit fünf Regeln:

1. Keine Vergütung von Softwareherstellern: kein Geld, keine Lizenzen, keine Leads.
2. Das Audit darf „nein“ sagen. „Kein Wechsel nötig“ ist ein reguläres Ergebnis.
3. Keine eigene Implementierung und keine Beteiligung an einer Einführung als Auftragnehmer.
4. Eine Vermittlungsvergütung an Implementierungspartner wird offengelegt (Richtwert 10 %, vom Partner getragen). Ihr wählt den Partner frei, ohne Nachteil im Audit.
5. Partnerkontakt erst nach dem Ergebnisgespräch. Vorher erfährt kein Partner vom Kunden.

Solche Regeln sind kein Qualitätsbeweis, aber ein Maßstab. Fragt jeden Berater, ob er vergleichbare Regeln schriftlich festhält. Wer das kann, macht seinen Anreiz für euch kalkulierbar.