DATEV, OSS und GoBD: Welche Finanzanforderungen euer ERP im Onlinehandel erfüllen muss

Dieser Artikel ist für Onlinehändler, die ein ERP auswählen oder wechseln und die Finanzseite im Lastenheft so beschreiben wollen, dass Buchhaltung und Steuerberatung damit arbeiten können.

Was muss das ERP an DATEV oder die Steuerberatung übergeben?

Das ERP muss zwei Dinge liefern: Buchungsdaten und die Belege, auf denen sie beruhen. Beides ist nicht dasselbe, und die Lücke zwischen beiden ist eine häufige Quelle für Nacharbeit.

Ein Buchungsstapel ist eine Datei mit Buchungssätzen, also Betrag, Konto, Gegenkonto, Datum, Belegnummer und Steuerschlüssel. Im DATEV-Format (öffnet in neuem Tab) ist das eine CSV-Datei mit festem Aufbau aus Kopfzeile, Spaltenüberschriften und Datenzeilen. Die Spaltenliste sieht unter anderem ein Feld Beleglink vor, über das eine Buchung mit ihrem Beleg verknüpft werden kann.

Belege sind die Rechnungen, Gutschriften und Auszahlungsberichte selbst. Werden nur Buchungsstapel übergeben, muss die Steuerberatung die Belege getrennt erhalten und wieder zuordnen. Werden nur Belege übergeben, wird erneut erfasst, was im ERP schon strukturiert vorlag. Für das Lastenheft heißt das: Beschreibt, ob ihr Buchungen, Belege oder beides übergeben wollt, in welchem Rhythmus, und wie die Verknüpfung zwischen beiden hergestellt wird. Stimmt das vorab mit eurer Steuerberatung ab, denn sie arbeitet mit den Daten weiter.

Warum ist der Zahlungsabgleich im Onlinehandel so oft die Lücke?

Weil Geld im Onlinehandel selten so auf dem Konto ankommt, wie es bestellt wurde. Ein Zahlungsdienstleister oder Marktplatz sammelt viele Bestellungen, zieht Gebühren, Erstattungen und Rückbuchungen ab und zahlt einen Sammelbetrag aus. Auf dem Bankkonto steht dann eine einzige Gutschrift, hinter der Dutzende oder Hunderte Vorgänge stecken.

Damit die Buchhaltung stimmt, muss dieser Sammelbetrag wieder in seine Bestandteile zerlegt werden: Umsätze je Bestellung, Gebühren als Aufwand, Erstattungen als Minderung, Rückbuchungen als offene Forderung. Gelingt das nicht automatisch, bleiben offene Posten stehen, oder es wird pauschal gebucht. Beides erschwert die Abstimmung von Umsatz, Umsatzsteuer und Forderungen.

Prüft deshalb im Lastenheft, ob das ERP Auszahlungsberichte der Zahlungsdienstleister und Marktplätze einlesen, auf Bestellebene zuordnen und Gebühren getrennt ausweisen kann, oder ob dafür ein eigenes Werkzeug nötig ist. Die Kosten solcher Zusatzlösungen gehören in die Gesamtrechnung, siehe Was ein ERP im E-Commerce wirklich kostet.

Was bedeutet der One-Stop-Shop für euer ERP?

Der One-Stop-Shop (OSS) ist ein Verfahren, mit dem ihr die Umsatzsteuer auf innergemeinschaftliche Fernverkäufe und bestimmte digitale Dienstleistungen an Privatpersonen in anderen EU-Ländern zentral beim Bundeszentralamt für Steuern (öffnet in neuem Tab) erklärt, statt euch in jedem Land registrieren zu müssen. Die Regelung gilt laut BZSt seit dem 1. Juli 2021.

• Schwelle: Bleiben die innergemeinschaftlichen Fernverkäufe und bestimmten digitalen Dienstleistungen an Privatpersonen in anderen EU-Ländern im laufenden und im vorangegangenen Kalenderjahr bei höchstens 10.000 € ohne Umsatzsteuer, gilt eine Ausnahmeregelung für kleine Umsätze.
• Bestimmungslandprinzip: Darüber ist der Umsatz dort zu versteuern, wo die Ware am Ende der Beförderung ankommt, mit dem Steuersatz dieses Mitgliedstaats.
• Meldezeitraum: das Kalendervierteljahr. Abgabe elektronisch bis 30. April, 31. Juli, 31. Oktober und 31. Januar des Folgejahres.
• Nullmeldung: Auch ohne Umsätze im Quartal ist eine Erklärung abzugeben.
• Zahlung: Eingang bis zum Ende des Monats nach Quartalsende, Lastschrift ist ausgeschlossen.
• Aufzeichnungen: so zu führen, dass Erklärungen und Zahlungen prüfbar sind, auf Anforderung elektronisch bereitzustellen und zehn Jahre aufzubewahren.

Für das ERP folgt daraus: Es braucht Steuersätze je Land und je Artikel, denn derselbe Artikel kann in verschiedenen Ländern unterschiedlich besteuert sein. Auf jedem Beleg muss der angewendete Satz stehen, und das System muss die Umsätze je Land und Satz für die Quartalsmeldung auswerten. Ein Feld für den Steuersatz am Artikel reicht dafür nicht. Hinweis zu Marktplätzen: Nach BZSt können Betreiber elektronischer Schnittstellen in bestimmten Fällen selbst als Lieferer gelten; ob das euer Modell betrifft, klärt mit der Steuerberatung.

Was verlangen GoBD und § 147 AO vom ERP?

Sie verlangen, dass steuerlich relevante Daten vollständig, geordnet und über die gesetzlichen Fristen maschinell auswertbar aufbewahrt werden. § 147 Abs. 3 AO (öffnet in neuem Tab) nennt drei Fristen:

Die Frist läuft nach § 147 Abs. 3 AO nicht ab, solange die Unterlagen für noch nicht verjährte Steuern von Bedeutung sind. Bei digitaler Aufbewahrung müssen die Daten nach Abs. 2 jederzeit verfügbar, lesbar und maschinell auswertbar sein.

Der Datenzugriff nach § 147 Abs. 6 AO erlaubt der Finanzbehörde bei einer Außenprüfung, Einsicht in die Daten zu nehmen und das System zu nutzen, eine maschinelle Auswertung nach ihren Vorgaben zu verlangen oder die Daten in einem maschinell auswertbaren Format zu erhalten. Liegen die Daten bei einem Dritten, etwa einem Cloud-Anbieter, muss dieser den Zugriff ermöglichen. Die GoBD sind die Verwaltungsgrundsätze dazu; das BMF-Schreiben vom 11. März 2024 (öffnet in neuem Tab) hat sie unter anderem beim Datenzugriff und bei der Datenüberlassung angepasst.

Für einen Systemwechsel ist das besonders wichtig: Die Daten des alten Systems bleiben über die Fristen prüfbar. Plant daher, wie Altdaten exportiert oder das Altsystem lesbar gehalten wird.

Welche Stammdaten braucht die Finanzseite im ERP?

Die Finanzseite braucht vor allem saubere Steuer-, Kunden- und Kontenstammdaten. Jede automatische Buchung leitet Konto und Steuerschlüssel aus diesen Daten ab. Ist ein Artikel falsch besteuert oder ein Kunde falsch als Privatperson oder Unternehmen gekennzeichnet, wird jede Bestellung damit falsch gebucht, und der Fehler zeigt sich erst bei der Abstimmung.

• Artikel: Steuerklasse je Artikel, die in jedem Lieferland auf den dort gültigen Satz abgebildet wird.
• Kunden: Kennzeichen Unternehmen oder Privatperson, Lieferland, bei Unternehmen die Umsatzsteuer-ID.
• Kanäle und Zahlarten: feste Zuordnung zu Erlös- und Verrechnungskonten, damit Auszahlungen je Zahlungsdienstleister und Marktplatz abgestimmt werden können.
• Kontenrahmen: mit der Steuerberatung abgestimmt, bevor die erste Buchung übergeben wird.

Diese Punkte sollten vor der Migration bereinigt sein, nicht danach. Wie ihr dabei vorgeht, beschreibt der Artikel Artikelstammdaten vor der ERP-Migration bereinigen.

Integrierte Finanzbuchhaltung oder Export an die Steuerberatung?

Beides ist legitim; die Entscheidung hängt davon ab, wer die Buchhaltung führt und wie viel Finanzkompetenz im Haus ist. Bei der integrierten Finanzbuchhaltung wird im ERP selbst gebucht, bis hin zu offenen Posten und Auswertungen. Beim Export erzeugt das ERP Buchungsdaten und Belege, die Buchhaltung führt die Steuerberatung in ihrem eigenen System.

Klärt die Frage vor der Systemauswahl, nicht danach. Sie verändert, welche Funktionen ihr im Lastenheft verlangt und wen ihr an den Auswahlgesprächen beteiligt.

Checkliste: Finanzanforderungen fürs ERP-Lastenheft

Die folgenden Punkte lassen sich direkt in das ERP-Lastenheft übernehmen. Zur E-Rechnung gibt es eine eigene Liste im Artikel E-Rechnung im Onlinehandel.

1. Übergabeform an Buchhaltung oder Steuerberatung festgelegt: Buchungsstapel, Belege oder beides, mit Verknüpfung über Belegnummer oder Beleglink.
2. Übergaberhythmus und Verantwortliche definiert, abgestimmt mit der Steuerberatung.
3. Kontenzuordnung je Kanal, Steuersatz und Land hinterlegt.
4. Auszahlungsberichte von Zahlungsdienstleistern und Marktplätzen einlesbar, Zuordnung auf Bestellebene, Gebühren und Erstattungen getrennt.
5. Offene Posten, Rückbuchungen und Teilerstattungen nachvollziehbar.
6. Steuersätze je Land und Artikel pflegbar, angewendeter Satz auf jedem Beleg.
7. Auswertung der EU-Fernverkäufe je Land und Satz für die Quartalsmeldung, inklusive Überwachung der 10.000-€-Schwelle.
8. Aufbewahrung über die Fristen nach § 147 AO, maschinell auswertbar, auch nach einem Systemwechsel.
9. Datenzugriff für eine Außenprüfung möglich, auch wenn das System beim Anbieter betrieben wird.
10. Grundsatzentscheidung integrierte Finanzbuchhaltung oder Export getroffen und begründet.

Viele dieser Punkte scheitern nicht an der Software, sondern an unklaren Zuständigkeiten und uneinheitlichen Stammdaten. Wie weit ihr dabei seid, zeigt der kostenlose ERP Readiness Check in den Dimensionen Prozessreife, Datenqualität sowie Systemlandschaft und Schnittstellen.